Il DPS è un documento per la pianificazione della sicurezza dei dati e descrive il modo in cui vengono tutelati i dati personali di dipendenti, collaboratori, clienti, utenti, fornitori ecc.

Il documento programmatico sulla sicurezza è un obbligo previsto dal DL 196/2003 normativa sulla protezione dei dati personali, che sostituisce e abroga la legge 675/96;

Soggetti interessati

L’obbligo esiste per tutte le aziende, liberi professionisti, enti o associazioni che trattano i dati personali, anche sensibili con strumenti elettronici.

Scadenze

Il documento va predisposto ed aggiornato annualmente entro il 31 marzo successivo affinché si attesti la corretta adozione delle previste procedure che riguardano il trattamento dei dati personali e deve soddisfare anche deteminati obblighi di legge, se previsti (p.e. se ne deve dare comunicazione nella relazione allegata al Bilancio d’esercizio).

Autorità di controllo

La Polizia Postale e la Guardia di Finanza in forza di un protocollo di intesa con il Garante per la protezione dei dati personali. Una volta redatto, il DPS deve essere semplicemente custodito all’interno dell’Azienda ed esibito in caso di eventuali controlli.

Quali sono i contenuti del DPS ?

Deve elencare le misure di sicurezza adottate dall’azienda relativamente alla tutela della privacy nel trattamento dei dati personali. Si compone dei seguenti punti:

a) Elenco dei trattamenti di dati personali;
b) Distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell’ambito delle strutture preposte al trattamento dei dati;
c) Analisi dei rischi che incombono sui dati;
d) Misure adottate per garantire l’integrità e la disponibilità dei dati, nonché la protezione delle aree e dei locali rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità;
e) Criteri e modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito ad eventuali episodi di distruzione o danneggiamento;
f) Interventi formativi degli incaricati del trattamento;
g) Criteri da adottare per garantire l’adozione delle misure minime in caso di trattamenti affidati all’esterno.